为有效发挥民生档案的作用,加快推进方便人民群众的档案利用体系建设,进一步满足人民群众方便快捷查阅民生档案的要求,经滨州市区域内8个国家综合档案馆共同商定,自2015年开始,在全市8个国家综合档案馆之间启动“民生档案馆际联动远程利用服务”(以下简称“远程利用服务”),实现“异地查档、跨馆服务”的利用目标。为确保远程利用服务顺利开展,签订本公约。
一、各档案馆约定首期远程利用服务内容为婚姻登记档案、学籍档案、知青档案、土地征用档案,其它内容档案将根据需要逐步加入。各档案馆于2015年5月31日前,将本馆现存的婚姻档案、学籍档案、知青档案、土地征用档案等目录电子版统一报送市档案馆征管利用科,经统一汇总后,将所有目录发往各县区,达到馆际联动目录查询要求。
二、各档案馆应落实查档接待部门和查档接待人员,明确其工作职责,提高其服务技能。
三、查档接待人员工作时间应确保“在线”。如因特殊情况暂时离开岗位,应保证能够通过手机或短信等方式取得联系,以确保“远程利用服务”业务不搁浅。
四、“远程利用服务”实行首查责任制。无论档案原件保存在哪一个档案馆,均由首查档案馆负责与其它档案馆联系并办理查阅,各档案馆承诺不得推脱和无故延迟。否则违约方承担相关的责任。
五、各档案馆要认真执行档案利用制度,遵守保密和隐私保护有关规定,严格按照业务流程操作,不得传输涉密文件,否则对方有权拒绝配合。
六、接待档案馆(接待用户现场查阅民生档案的档案馆,下同)应认真核验利用者身份证明,负责根据利用者要求,首先在本馆内进行目录查询,然后向目的档案馆提出查档请求,最后负责向利用者提供电子档案或打印件,按照规定加盖本馆印章,并注明档案来源。
七、目的档案馆(远程提供民生档案信息的档案馆,下同)接到查档请求后,一般应即时将利用者所需档案(非密级)电子版或传真发送至接待档案馆,办理时间不超过1小时。如因特殊情况不能在1小时内办理完毕,应及时告知接待档案馆。
八、各档案馆应配备开展服务必须的网络、基础设施、场所等基本工作条件。
九、各档案馆建立“远程利用服务”登记。接待档案馆负责对查档人员身份、查档要求、查档情况等进行登记。目的档案馆负责对办理基本情况等进行登记。
十、本公约一式8份,签约档案馆各保存1份。
附件:1.“远程利用服务”工作流程图
2.“远程利用服务”责任部门和工作人员一览表
滨州市档案馆(章)
滨城区档案馆(章) 沾化区档案馆(章)
惠民县档案馆(章) 阳信县档案馆(章)
无棣县档案馆(章) 博兴县档案馆(章)
邹平县档案馆(章)
2015年4月16日
附件1 “远程利用服务”工作流程图