城市记忆——声像档案是指在城市建设发展过程中形成的以相机、摄像机、录音设备为记录手段，照片、硬盘、录像带、录音带、影音光盘为记录介质，真实记录城市不同时期发展过程中涉及规划、建设实施进程等为线索，涵盖城市历史变迁、文化风俗、人文等内容的历史纪录。作为反映城市发展变迁的直观载体，它的收集整理见证了城市的文明进步。近年来，声像档案在数字城市、文明城市、旅游城市、园林城市等等的创建工作中发挥了巨大的作用，也为城市的建设者们提供了重要的参考依据。

　　遂宁市城建档案馆经过十年探索，开发了“四川省遂宁市声像档案管理系统”，涵盖了照片档案管理及音视频档案管理的全部功能。虽然声像档案管理系统为查询利用提供了便捷途径，但在使用中依旧会遇到诸多问题。如何很好地完善系统，弥补系统使用中存在的不足，则成为我们档案人需要考虑的问题。根据近年来遂宁市城建档案馆在声像档案管理系统使用中遇到的情况，我们总结了三个方面的问题，并谈谈我们的做法。

　　一、档案收集问题的思考及对策

　　1. 整理格式标准不统一。由于受设备更新程度和拍摄者个人水平的限制，在不同时期所形成的声像档案资源质量是不同的。受个人拍摄习惯的影响，镜头推、拉、摇、移的方向和幅度，拍摄角度的选择，各类镜头的使用，航拍、延时拍摄等新手段的介入形成了声像档案资料拍摄手法等出现多样性的特点。通过多年的积累，我们发现已存档入库的声像档案中单视频资料的文件格式就有五种之多，其中MOV及AVI格式较多。2009年以前入库的视频档案以标清AVI格式居多，2009年以后以MOV高清格式居多。这两种格式，尤其AVI格式文件存储空间占用量比较大，不利于档案的存储及复制，为统一标准，便于后期储存及查阅拷贝复制，我们在尽量不损失原视频质量的情况下将视频格式统一为MPG格式，照片统一为JPG格式，音频档案统一为MP3格式，并且全部上传声像档案管理系统以备查询利用。

　　为实现标准的统一，从2011年开始，不管采用何种拍摄手段或手法，我们都要求视频拍摄时静景清晰平稳，动态画面平滑无偏色，而且质量必须符合高清视频质量规格要求；照片档案方面要求照片光学分辨率不低于1200万像素，做到全景构图与局部特写相结合，在保证画面丰富的同时实现角度及手法标准的尽量统一。最终收集所形成的素材还要再次经过严格的筛选鉴定，删除重复冗余和对焦模糊、画面抖动的部分后，将源文件格式统一为视频MPG格式，照片JPG格式，音频档案MP3格式。

　　2. 档案素材“空档”严重。由于受专职拍摄人员数量及信息沟通的限制，城市发展过程中有很多与城市建设发展相关且具有重大意义的事件未及时收集形成声像档案进行保存，形成声像档案收集的巨大“空洞”，一旦遇到需要使用这些档案的时候就出现严重的“空档”情况。为避免这种情况出现，一方面，我们加强了声像档案建设的投入和声像档案拍摄收集力度，先后采购多台高规格全画幅单反相机、摄像机、便携式电影级摄像机，并安排多名培训合格的专职人员负责此项工作；另一方面，加强了与建设主管部门的信息沟通，从而保证了重大建设事件不漏拍，并按专题不定期面向社会征集照片和视频资料，经筛选鉴定进行馆藏补充。

　　二、编目录入问题的思考及对策

　　1. 筛选鉴定后命名标准不统一。声像档案的编目录入是一个特别细致的系统工程，一旦在某个环节出现失误，如在确定存档时文件命名不准确，标注基本信息不完备，就会给后期插入声像档案管理系统造成不利影响。对声像档案的筛选鉴定是完善档案必须经历的阶段，筛选鉴定可以去粗留精、化繁为简，如可以将同个事件拍摄的素材精选整理，留下最重要的照片或视频，将多段视频剪辑保存为单个文件等。在最初建设数据库时，我们发现不少以往保存的声像档案命名还存在问题，有的无时间，有的缺少拍摄地点、拍摄者等基本信息，甚至个别还出现了命名错误，要解决这一问题，首先就要对命名的标准进行统一。为便于后期声像档案插入档案管理系统并最大限度保存档案信息，文件在命名时我们都会标明档案拍摄的时间、地点、人物、事项、摄影者等信息，对于同一事项出现多个文件时我们还会后缀序号予以标明。整理方面，我们要求做到当天拍摄内容当天整理，特殊情况不得超过24小时，并认真准确著录档案相关信息，以备后期筛选鉴定时命名准确。

　　2. 上传归类易疏忽出错。对已筛选鉴定并归类备份好的声像档案，我们安排专人负责检查并上传至声像档案管理系统。由于每个档案文件在上传时涉及到要准确登记总登记号、标注媒体描述信息，选择确定分类路径、摄影时间、摄影者及归档路径等，这个过程相对复杂，难免有信息登记错误或路径选择错误的情况。为此我们还安排了一人专门对已插入系统的声像档案再次进行逐一核对，以确保声像档案插入声像档案管理系统万无一失。

　　三、安全保管问题的思考及对策

　　如果说声像档案素材的收集是基础，整理利用是目的的话，那么声像档案的安全保管则是命脉。一旦因保存不当或失误造成档案的流失缺损，就会造成不可弥补的遗憾，因此档案人必须具备高度的历史责任感。由于声像档案均以电子文件形式存储，尤其是音视频档案一旦遗失，无法恢复。即便是已冲洗出来的照片也会面临老化、泛黄等情况，翻拍、扫描件质量远不如原始文件质量好，因此最终还是要落实到安全保存电子文件上来。根据存储介质和存取方式的特殊性，为确保声像档案存储及管理系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：

　　1. 做好基础备份。城建档案馆提前进行磁盘阵列备份，备份后再进行远距离异地备份。2014年遂宁市城建档案馆将与山西省大同市城建档案馆开展异地备份合作。要避免因存储介质损坏或技术淘汰等问题危及声像档案安全。档案资料备份应选用可靠性高的硬件，以减少损坏几率，同时应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。最后，分类上传时要仔细核对，使声像档案管理系统内的内容与备份的内容保持一致。这样多管齐下，既可以防止因各种原因导致的声像档案管理系统出现问题时资源无法恢复，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。

　　2. 定期、不定期检查修正。专门负责声像档案收集和管理的科室每年均应对声像文件的存储、读取、登记信息进行检查，并建立长效监督机制。在日常查阅利用时，一旦发现有任何错漏，不管是格式错误还是登记命名错误，都必须及时修正整改，以保证声像档案管理系统内档案的准确性和完整性。

　　3. 做好软硬件的适时更新。搭载声像档案管理系统的服务器必须安放在防尘、防潮、防磁化且通风条件良好的安全位置，专人监管。由于目前声像档案文件一般都是保存在相应存储介质上的，如磁盘阵列或服务器，而常用的文件储存介质硬盘的使用寿命是有限的，因此我们要对相应的硬件设备进行适时更新。异地备份的硬盘还需要求合作单位必须将其存放于安全能够得到很好保障的防磁柜中。硬件设备更新或增加时应检查硬件的兼容性，如若存在兼容问题，必须设法解决，从而保证档案文件不会因为硬件的兼容性问题出现无法保存或无法读取等情况。对于相对老旧的声像档案信息资源，后期在更新系统信息对原声像档案的内容进行转录等操作时，要尽可能的提高更新质量，降低因更新造成的损失，对重要的声像档案还必须保存“母带”。至于声像档案管理系统本身，实际使用中只要做到不篡改系统设计参数，不受外插设备可能携带病毒的干扰，保证搭载系统的各类硬件不被损坏或不出现兼容问题，一般都能够稳定运行，后期只需在此基础上增加或修改各模块的功能，更新档案预览时所需的支持软件就行。

　　4. 做好系统使用的权限管理。由于声像档案管理系统本身的特殊性，对管理者也有特别的要求。一方面要求管理者能够熟练的操作使用本系统，另一方面要求管理者具备很强的档案意识。出于安全考虑，可以考虑设置馆内管理者3-4名，管理者拥有高级权限，他们掌握系统管理密码，能够对所有声像档案进行查阅、利用、修改、删除，能够独立分配普通权限。馆内一般工作人员可由管理者分配普通权限，他们仅可进行声像档案的查阅和利用。任何查询利用者均应严格遵守档案保密等相关规定，这样不仅能够保证声像档案的统一管理，也能保证声像档案管理系统的安全使用。

（摘自《四川档案》作者吴德）